Over VMA

Jouw plek bij VMA

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en communicatief? Wil je meewerken aan een vlot aankoopproces én zorgen voor correcte RSZ-compliance op onze werven? Dan is deze functie iets voor jou!

✨ Over de functie

Als Administrative Assistant – Purchase sta je in voor zowel de administratieve opvolging van RSZ-verplichtingen als het ondersteunen van het aankoopproces. Je werkt nauw samen met onderaannemers, leveranciers, site supervisors, project managers en de Purchase Manager.

Je takenpakket bestaat uit:

🔹 Hoofdtaken (70%) – RSZ Compliance

Je zorgt voor een correcte administratie rond RSZ-regelgeving (o.a. Check in at Work en Art. 30bis) voor onze werven:

• Controleren en opladen van documenten van werfarbeiders
• Aanleveren van documenten op ons platform en op platformen van hoofdaannemers
• Actief opvolgen en aanmanen van onderaannemers bij ontbrekende documenten
• Analyseren en oplossen van systeemwaarschuwingen
• Meewerken aan de optimalisatie van compliance-procedures

🔹 Aankoopadministratie (30%)

Je ondersteunt het volledige aankoopproces:

• Opstellen van magazijnbestellingen op basis van info van de magazijnier
• Opmaak van werfbestellingen volgens input van Site Supervisors en Project Managers
• Inboeken van leveringen in het ERP-systeem, prijscontrole en nazicht van orderbevestigingen
• Administratief oplossen van leverings- en facturatieproblemen
• Voorbereiden of opmaken van onderaannemingscontracten op vraag van de Purchase Manager

🤝 Overleg & samenwerking

Je werkt samen met interne collega’s (operationeel personeel, algemene diensten) en onderhoudt contacten met leveranciers, onderaannemers en o.a. RSZ-instanties. Je rapporteert aan de Purchase Manager.

Wat verwachten we van jou?

🎓 Profiel

• Diploma: Secundair onderwijs
• Ervaring: Niet vereist; kennis van Check in at Work of gelijkaardige administratie is een plus
• Talen: Nederlands + basis Frans/Engels
• IT-vaardigheden:
• ERP-ervaring is een troef
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel)

🧩 Competenties

• Sterk communicatief
• Teamspeler
• Je volgt procedures nauwgezet
• Je werkt gestructureerd en oplossingsgericht

Hiermee laat VMA jouw motor draaien:

• Een aantrekkelijk salarispakket op basis van je ervaring, met extralegale voordelen zoals: maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding…
• Een warme en collegiale sfeer, waar respect, samenwerking en menselijkheid centraal staan.
• Interne evenementen die de VMA & CFE-spirit tot leven brengen (zomerbarbecue, veiligheidsdag, fietstocht, enz.).
• Regelmatige feedback- en evaluatiemomenten om je groei te ondersteunen.
• Een opleidingsprogramma (CFE Academy) om je vaardigheden te versterken en uitdagingen veilig aan te gaan.