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VMA, composé des entités suivantes
VMA NV, dont le siège social est sis à Kortrijksesteenweg 14 b 9830 Sint-Martens-Latem et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE0406.419.112,
VMA West NV, dont le siège social est sis à Eikenlaan 96 8790 Waregem et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE0452.174.408,
VMA Food & Pharma NV dont le siège social est sis à Kortrijksesteenweg 14 b 9830 Sint-Martens-Latem et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE525.900.742,
VMA Nizet SA, dont le siège social est sis à 2 rue Laid Burniat 1348 Louvain-la-Neuve et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE0418.046.541,
VMA Druart SA dont le siège social est sis à 19 rue d’Edimbourg 6040 Jumet et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE0427.983.202,
VMA be.Maintenance SA dont le siège social est sis à 114 Boulevard de l’Humanité 1070 Bruxelles et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE0419.201.534,
(ci-après la « Société »), accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.
Par cette note d’information de protection des données, nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel par la Société.
Nous vous demandons de lire attentivement cette note d’information de protection des données, puisqu’il contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.
En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette note d’information de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.
Cette note d’information de protection des données concerne tous les services fournis par nous et plus généralement toutes les activités que nous exerçons.
La Société est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel.
Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) dès son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
En fonction de vos activités et de la relation contractuelle avec la Société, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, téléphone portable). Pour certaines obligations légales particulières (enregistrement électronique des présences, 30bis déclaration des travaux), il se peut que vous deviez nous fournir des données supplémentaires afin d’enregistrer vos présences (telles que les données E-ID, numéro Limosa).
Vous êtes seuls responsables de l’exactitude des données que vous nous fournissez. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.
Vous n’êtes pas obligés de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu’il sera impossible d’offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de certaines données.
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos clients, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (tel que la déclaration de travaux 30 bis) et/ou notre intérêt légitime.
Nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sub)sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (tel que l’enregistrement électronique obligatoire de présence, la déclaration de travaux 30 bis, la liste de présence ou d’autres obligations lors de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (tel que pour la prospection directe). Pour l’enregistrement électronique de présence, le cas échéant, les données E-ID ou le numéro Limosa seront traitées. Pour les activités de prospection directe par courriel (tels que les bulletins d’information ou les invitations pour des évènements), l’autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.
Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard à sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une Politique de protection des données pour travailleurs.
En plus des données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données à caractère personnel d’autres personnes, telles que les nouveaux ou clients ou clients potentiels, les contacts utiles au sein de notre secteur, les contacts de networking, les contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, la prospection directe et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou en certains cas l’exécution d’un contrat.
Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de dix ans après la résiliation du contrat, ou après la fin du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.
Conformément à la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du Règlement Général de la Protection des Données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Vous pourrez exercer les droits précités en adressant votre demande par courrier à la Société à l’attention de M Thomas Ducamp, ou par email à l’adresse email suivante : thomasducamp@vma.be.
Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable.
Certaines données à caractère personnel des travailleurs collectées par l’employeur, seront transférées à et peuvent être traitées par des tiers, comme notre fournisseur IT, comptable, réviseur, le secrétariat social, ainsi que par l’administration (par ex. dans le cas de la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement électronique de présence ou pour l’attribution de marchés publics).
Il se peut qu’une ou plusieurs des parties tierces se trouvent en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE »). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transmises qu’aux pays tiers disposant d’un niveau adéquat de protection.
Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services tiers ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu’en vue des finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d’autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de la Société, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel soient transférées en raison d’une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que dans certaines circonstances, cette information ne sera pas toujours techniquement ou commercialement possible, ou que des limitations légales pourront s’appliquer.
Dans le seul but d’améliorer les connections et synergies entre les entités du groupe CFE, nous sommes susceptibles de transmettre les données des clients, fournisseurs et sous-traitants à nos sociétés liées.
Enfin, lorsque dans le cadre de soumissions un client potentiel nous demande de lui fournir des références en matière de projets similaires, nous sommes susceptibles de renseigner les coordonnées de la personne de contact de clients pour lesquels nous avons fourni des prestations de services. Nous nous efforcerons toutefois de vous en informer au préalable.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de prospection directe ou de prestataires de services similaires sans votre accord préalable.
Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, la Société ne pourra être tenu pour responsable d’éventuels dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.
En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection semblable en imposant des obligations contractuelles à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans la présente note d’information relative à la protection des données.